在庫管理の概要
Tanaには「アイテム」「収納」「在庫」という3つのデータ区分があり、これらを組み合わせることで「どこに何が何個あるか」という在庫情報を把握することができます。
アイテム: 管理対象となるモノを指します収納: アイテムの収納場所を指します在庫: アイテムがどの収納に保管されているかを管理するデータです
在庫管理の流れ
Tanaの在庫管理の方法はとてもシンプルですが、管理対象となるアイテムや在庫が大量にあると登録に時間がかかってしまいます。
以下の順番で在庫を登録するとスムーズに在庫管理を行うことができます。
- 収納を登録する。
- アイテムを登録してバーコードがある場合はリンク。またはTana QR Codeを印刷してアイテムに貼る。
- アイテムと収納を紐付けて数量を入力。
セットアップが完了すると、チームメンバーはiOS/Android端末の内蔵カメラからバーコードをスキャンしてTanaを開くことができます。これでアイテムを消費・補充する度に管理者に利用状況が通知され、在庫の見える化を推進できます。
Tips
少量のアイテムから始めるのがオススメです!
新しい管理方法を導入するのは大変です。もしチームメンバーが何人もいたり複数の拠点に分散していると導入がさらに難しくなることも。 これまでExcelやGoogle Spreadsheetで在庫・備品を管理しているなら、各メンバーに新しいアプリの使い方をレクチャーするのはしんどいかもしれません。
このようなケースの場合、最初の一歩として、まずは少量のアイテムを少数のメンバーと管理して、クラウド在庫管理のメリットを徐々に広めていくのがオススメです。
例えば、チーム内で最も頻繁に消費されているアイテムから始めてみましょう。その際にはぜひTanaアプリでアイテムのバーコードをリンクしてください。次にチームメンバーを招待し、「アイテムを使う時・補充する時は必ずバーコードをスキャンする」という手順を伝えます。チームメンバーがクラウド在庫管理のメリットに気付いたら、その時に管理対象のアイテムを広げることで、徐々にExcel管理から移行することができます。